Umfassender Leitfaden zur steuerfreien Mitarbeitervergütung bei auswärtigen Übernachtungen
Handlungsanweisung für Geschäftsführung, Mitarbeiter, Steuerberater und Buchhaltung
Dokumenteninformationen
- Version: 1.0
- Stand: 25. Februar 2026
- Geltungsbereich: Alle beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten mit Übernachtung
- Ersteller: [Ihr Unternehmen / Ihre Kanzlei]
- Klassifizierung: Interne Arbeitsanweisung / Mandanteninformation
Inhaltsverzeichnis
- Präambel und Zielsetzung
- Rechtsgrundlagen und aktuelle Entwicklungen für 2026
- Definitionen und Begriffsbestimmungen
- Die neue Übernachtungspauschale: Kernelement der Mitarbeitervergütung
- Verpflegungsmehraufwand: Die bewährten Pauschalen im Überblick
- Kombination der Pauschalen: Praxisbeispiele und Berechnungen
- Kürzungsregeln bei Mahlzeitengestellung
- Besonderheiten bei Auslandsreisen
- Verfahrensanweisung für Mitarbeiter
- Verfahrensanweisung für die Buchhaltung / Lohnabrechnung
- Hinweise für Steuerberater
- Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten
- Häufige Fehler und Fallstricke
- Quellenverzeichnis und weiterführende Literatur
- Anlagen: Musterformulare und Vorlagen
1. Präambel und Zielsetzung
Dieser Leitfaden dient als verbindliche Handlungsgrundlage für alle Beteiligten im Prozess der Reisekostenabrechnung bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten mit Übernachtung. Ziel ist es, den Mitarbeitern den maximal möglichen steuerfreien Vorteil zukommen zu lassen, gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und den administrativen Aufwand für alle Beteiligten zu minimieren.
Die gute Nachricht vorweg: Durch die konsequente Nutzung der steuerlichen Spielräume können Mitarbeiter einen erheblichen finanziellen Vorteil erhalten, ohne dass dem Arbeitgeber zusätzliche Lohnnebenkosten entstehen. Die nachfolgend beschriebenen Regelungen sind für alle Beteiligten eine klassische Win-Win-Situation.
Für die Geschäftsführung bedeutet dies: Sie können Ihren Mitarbeitern einen spürbaren finanziellen Vorteil verschaffen, ohne dass das Unternehmen mit höheren Sozialabgaben oder zusätzlichem Verwaltungsaufwand belastet wird .
Für Mitarbeiter bedeutet dies: Sie erhalten steuerfreie Zahlungen, die Ihr Nettoeinkommen erhöhen, ohne dass Sie diese in Ihrer persönlichen Steuererklärung angeben müssen .
Für Steuerberater und Buchhaltung bedeutet dies: Klare, gesetzeskonforme Abläufe mit minimiertem Risiko bei Betriebsprüfungen.
2. Rechtsgrundlagen und aktuelle Entwicklungen für 2026
Die steuerliche Behandlung von Reisekosten ist in Deutschland komplex und unterliegt regelmäßigen Anpassungen. Für das Jahr 2026 sind folgende Rechtsgrundlagen und Änderungen zu beachten:
2.1 Maßgebliche Gesetzesgrundlagen
- § 9 Absatz 4a Einkommensteuergesetz (EStG): Enthält die gesetzlichen Regelungen zu den Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten .
- R 9.4 bis R 9.7 Lohnsteuer-Richtlinien (LStR): Konkretisieren die Anwendung der gesetzlichen Regelungen .
- BMF-Schreiben vom 25. November 2020: Grundlegendes Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten (BStBl I S. 1228) .
2.2 Aktuelle Entwicklungen für 2026
Wichtigste Änderung: Durch das Steueränderungsgesetz 2025 wurde die Pendlerpauschale (Kilometerpauschale) ab 1. Januar 2026 dauerhaft auf 38 Cent pro Kilometer ab dem ersten Kilometer für die einfache Strecke zur Arbeit erhöht .
Für die Verpflegungspauschalen gilt: Entgegen ursprünglicher Planungen im Wachstumschancengesetz bleiben die Pauschalen für 2026 unverändert :
- Kleine Pauschale: 14 Euro
- Große Pauschale: 28 Euro
Für Auslandsreisen: Das BMF hat mit Schreiben vom 5. Dezember 2025 die ab 1. Januar 2026 geltenden länderweisen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bekannt gegeben .
3. Definitionen und Begriffsbestimmungen
Um Missverständnisse zu vermeiden, werden hier die zentralen Begriffe einheitlich definiert:
3.1 Auswärtstätigkeit / Dienstreise
Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird . Dies umfasst:
- Einsatz an anderen Unternehmensstandorten
- Kundenbesuche vor Ort
- Teilnahme an Seminaren, Schulungen, Messen oder Kongressen
- Montage- und Baustelleneinsätze
3.2 Erste Tätigkeitsstätte
Die erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist . Wichtig zu wissen:
- Die Zuordnung erfolgt vorrangig durch arbeitsvertragliche Festlegung des Arbeitgebers
- Von einer dauerhaften Zuordnung wird ausgegangen bei unbefristeter Tätigkeit, Tätigkeit für die Dauer des Dienstverhältnisses oder für mehr als 48 Monate
- Ein Homeoffice ist keine erste Tätigkeitsstätte
3.3 Reisekostenarten
- Fahrtkosten: Aufwendungen für die Benutzung von Verkehrsmitteln
- Übernachtungskosten: Kosten für Hotel, Pension oder andere Unterkünfte
- Verpflegungsmehraufwand: Höhere Ausgaben für Essen und Getränke während der Reise
- Reisenebenkosten: Parkgebühren, Internet im Hotel, Gepäckkosten, etc.
4. Die neue Übernachtungspauschale: Kernelement der Mitarbeitervergütung
Dies ist das Kernstück der neuen Regelung, die Ihren Mitarbeitern den zusätzlichen steuerfreien Vorteil verschafft.
4.1 Grundsatz
Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern für beruflich veranlasste Übernachtungen eine steuerfreie Übernachtungspauschale von 20 Euro pro Nacht zahlen . Diese Zahlung ist steuer- und sozialversicherungsfrei, sodass der Mitarbeiter den Betrag brutto für netto erhält.
4.2 Wichtige Merkmale der Übernachtungspauschale
| Merkmal | Erläuterung |
|---|---|
| Höhe pro Nacht | 20 Euro (Inland) |
| Steuerfreiheit | Ja, gemäß § 3 Nr. 16 EStG |
| Sozialversicherungsfreiheit | Ja |
| Belegpflicht | Kein Einzelnachweis erforderlich |
| Zahlungsempfänger | Arbeitnehmer |
| Zahlungsgrund | Pauschale Abgeltung des Übernachtungsaufwands |
4.3 Der besondere Vorteil für Mitarbeiter
Der Clou der Regelung: Die 20 Euro stehen dem Mitarbeiter auch dann zu, wenn :
- Das Hotelzimmer bereits direkt vom Unternehmen bezahlt wurde
- Der Mitarbeiter besonders günstig übernachtet hat (z.B. in einer Pension oder Jugendherberge)
- Der Mitarbeiter privat bei Freunden oder Familie übernachtet
- Der Mitarbeiter eine Unterkunft nutzt, die weniger als 20 Euro kostet
Es handelt sich um eine pauschale Anerkennung des Übernachtungsaufwands, unabhängig von den tatsächlich entstandenen Kosten.
4.4 Abgrenzung zu anderen Regelungen
Die Übernachtungspauschale von 20 Euro ist nicht zu verwechseln mit:
- Der Verpflegungspauschale (14/28 Euro) – diese kommt zusätzlich zur Anwendung
- Der tatsächlichen Hotelkostenerstattung – hier würden die nachgewiesenen Kosten erstattet
Wichtig: Als Werbungskosten in der persönlichen Steuererklärung des Mitarbeiters kann die Übernachtungspauschale nicht geltend gemacht werden. Für den Werbungskostenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend . Dies unterstreicht, warum die Zahlung durch den Arbeitgeber für den Mitarbeiter so vorteilhaft ist.
5. Verpflegungsmehraufwand: Die bewährten Pauschalen im Überblick
Die Verpflegungspauschalen bleiben unverändert bestehen und werden zusätzlich zur Übernachtungspauschale gezahlt .
5.1 Pauschalen für Inlandsreisen 2026
| Abwesenheitsdauer | Pauschbetrag pro Tag |
|---|---|
| Mindestens 8 Stunden (An- und Abreisetage) | 14 Euro |
| 24 Stunden (volle Kalendertage) | 28 Euro |
| Weniger als 8 Stunden | 0 Euro (keine Pauschale) |
5.2 Ermittlung der Abwesenheitsdauer
Für die Berechnung ist die tatsächliche Abwesenheit von der Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte maßgebend:
- An- und Abreisetage gelten als Tage mit mindestens 8 Stunden Abwesenheit, wenn der Mitarbeiter an diesen Tagen aufgrund der Reise länger als 8 Stunden von zu Hause abwesend ist.
- Bei einer Abwesenheit von genau 24 Stunden (z.B. 9:00 Uhr bis 9:00 Uhr nächster Tag) liegt an beiden Tagen jeweils eine mindestens 8-stündige Abwesenheit vor, sodass zweimal 14 Euro anzusetzen sind.
Praxisbeispiel:
Ein Mitarbeiter reist am Montag um 8:30 Uhr ab und kommt am Dienstag um 19:00 Uhr zurück. Am Montag ist er mehr als 8 Stunden abwesend (14 Euro), am Dienstag ebenfalls (14 Euro), insgesamt also 28 Euro Verpflegungsmehraufwand.
6. Kombination der Pauschalen: Praxisbeispiele und Berechnungen
Hier wird die praktische Umsetzung der neuen Regelung anhand konkreter Beispiele dargestellt.
6.1 Standardfall: Eintägige Dienstreise mit Übernachtung
Szenario: Mitarbeiter reist am Montag, 9:00 Uhr ab und kommt am Dienstag, 18:00 Uhr zurück. Eine Übernachtung im Hotel.
| Position | Berechnung | Auszahlung |
|---|---|---|
| Übernachtungspauschale | 1 Nacht × 20 Euro | 20,00 Euro |
| Verpflegung Montag (Anreise, >8 Std.) | 1 × 14 Euro | 14,00 Euro |
| Verpflegung Dienstag (Abreise, >8 Std.) | 1 × 14 Euro | 14,00 Euro |
| Gesamt steuerfrei | 48,00 Euro |
Der Mitarbeiter erhält 48 Euro steuerfrei – ein deutlicher Vorteil gegenüber der bisherigen Regelung, bei der er nur die 28 Euro Verpflegungsmehraufwand erhalten hätte.
6.2 Mehrtägige Dienstreise mit mehreren Übernachtungen
Szenario: Mitarbeiter reist am Montag, 8:00 Uhr ab und kommt am Freitag, 17:00 Uhr zurück. Vier Übernachtungen (Mo-Do).
| Position | Berechnung | Auszahlung |
|---|---|---|
| Übernachtungspauschale | 4 Nächte × 20 Euro | 80,00 Euro |
| Verpflegung Montag (Anreise, >8 Std.) | 1 × 14 Euro | 14,00 Euro |
| Verpflegung Dienstag (24 Std.) | 1 × 28 Euro | 28,00 Euro |
| Verpflegung Mittwoch (24 Std.) | 1 × 28 Euro | 28,00 Euro |
| Verpflegung Donnerstag (24 Std.) | 1 × 28 Euro | 28,00 Euro |
| Verpflegung Freitag (Abreise, >8 Std.) | 1 × 14 Euro | 14,00 Euro |
| Gesamt steuerfrei | 192,00 Euro |
6.3 Wochenendreise mit Sonntagsabwesenheit
Szenario: Mitarbeiter reist am Sonntag, 14:00 Uhr ab und kommt am Mittwoch, 16:00 Uhr zurück. Drei Übernachtungen (So-Di).
| Position | Berechnung | Auszahlung |
|---|---|---|
| Übernachtungspauschale | 3 Nächte × 20 Euro | 60,00 Euro |
| Verpflegung Sonntag (Anreise, >8 Std.) | 1 × 14 Euro | 14,00 Euro |
| Verpflegung Montag (24 Std.) | 1 × 28 Euro | 28,00 Euro |
| Verpflegung Dienstag (24 Std.) | 1 × 28 Euro | 28,00 Euro |
| Verpflegung Mittwoch (Abreise, >8 Std.) | 1 × 14 Euro | 14,00 Euro |
| Gesamt steuerfrei | 144,00 Euro |
6.4 Visuelle Darstellung der Kombination
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Tag 1 (Anreise) : 14 € Verpflegung + 20 € Übernachtung = 34 € Tag 2 (voll) : 28 € Verpflegung + 20 € Übernachtung = 48 € Tag 3 (voll) : 28 € Verpflegung + 20 € Übernachtung = 48 € Tag 4 (Abreise) : 14 € Verpflegung = 14 € ---------------------------------------------------------- Gesamt 3 Übernachtungen: 144 € steuerfrei!
7. Kürzungsregeln bei Mahlzeitengestellung
Ein wichtiger Aspekt, der häufig zu Fehlern führt, ist die Kürzung der Verpflegungspauschale bei Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber.
7.1 Grundsatz
Stellt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter eine Mahlzeit zur Verfügung (oder veranlasst er die Gestellung durch einen Dritten), ist die Verpflegungspauschale für diesen Tag entsprechend zu kürzen .
7.2 Kürzungssätze
| Mahlzeit | Kürzungsbetrag | Prozentsatz der 24h-Pauschale |
|---|---|---|
| Frühstück | 5,60 Euro | 20% von 28 Euro |
| Mittagessen | 11,20 Euro | 40% von 28 Euro |
| Abendessen | 11,20 Euro | 40% von 28 Euro |
Wichtig: Die Kürzung erfolgt tagesbezogen von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit (28 Euro), unabhängig davon, in welchem Land die Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde .
7.3 Der typische Fall: Frühstück im Hotel
Der häufigste Fall ist das im Hotelpreis inkludierte Frühstück. Hier wird die Verpflegungspauschale um 5,60 Euro gekürzt.
Beispiel mit Frühstück (wie Fall 6.1):
| Position | Berechnung | Auszahlung |
|---|---|---|
| Übernachtungspauschale | 1 Nacht × 20 Euro | 20,00 Euro |
| Verpflegung Montag (Anreise, >8 Std.) | 1 × 14 Euro | 14,00 Euro |
| Verpflegung Dienstag (Abreise, >8 Std.) | 14 € – 5,60 € (Frühstück) | 8,40 Euro |
| Gesamt steuerfrei | 42,40 Euro |
7.4 Beispiel mit mehreren Mahlzeiten
Szenario: Mitarbeiter erhält im Rahmen einer mehrtägigen Schulung Frühstück, Mittagessen und Abendessen vom Veranstalter (vom Arbeitgeber veranlasst).
| Tag | Basis | Frühstück | Mittag | Abend | Gekürzte Pauschale |
|---|---|---|---|---|---|
| Anreisetag | 14 € | – | – | – | 14,00 € |
| Volltag 1 | 28 € | -5,60 € | -11,20 € | -11,20 € | 0,00 € |
| Volltag 2 | 28 € | -5,60 € | -11,20 € | -11,20 € | 0,00 € |
| Abreisetag | 14 € | -5,60 € | – | – | 8,40 € |
Wichtig zu wissen: Die Kürzung kann auch dazu führen, dass die Verpflegungspauschale vollständig entfällt .
7.5 Behandlung bei Auslandsreisen
Bei Auslandsreisen erfolgt die Kürzung ebenfalls auf Basis der landesspezifischen 24h-Pauschale. Das BMF hat hierzu ein klares Beispiel veröffentlicht :
Ein Mitarbeiter reist von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg zu einer weiteren nach Kopenhagen. Die Übernachtungen (jeweils mit Frühstück) wurden vom Arbeitgeber gebucht. Für den Reisewechseltag ist nur die höhere Verpflegungspauschale (Kopenhagen 50 Euro) anzusetzen. Aufgrund des Frühstücks in Straßburg ist die Pauschale um 15 Euro (20% der 24h-Pauschale Kopenhagen von 75 Euro) zu kürzen.
8. Besonderheiten bei Auslandsreisen
Auch wenn Auslandsreisen in Ihrem Unternehmen die seltene Ausnahme sind, sollen sie hier der Vollständigkeit halber behandelt werden.
8.1 Grundsatz
Bei beruflich bedingten Auslandsreisen treten an die Stelle der Inlandspauschbeträge länderweise unterschiedliche Pauschbeträge . Diese werden vom BMF jährlich festgesetzt und im Bundessteuerblatt veröffentlicht.
8.2 Ermittlung der Auslandspauschalen
Die Auslandspauschalen werden wie folgt ermittelt :
- Für volle 24 Stunden: 120% der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz
- Für An- und Abreisetage sowie Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 80% der Auslandstagegelder
8.3 Aktuelle Pauschalen für wichtige Nachbarländer 2026
| Land | Verpflegung (24h) | Verpflegung (>8h) | Übernachtungspauschale |
|---|---|---|---|
| Österreich | 45 Euro | 36 Euro | 95 Euro |
| Niederlande | 64 Euro | 43 Euro | 137 Euro |
| Frankreich | 48 Euro | 38 Euro | 95 Euro |
| Schweiz (Bern) | 79 Euro | 52 Euro | 177 Euro |
| Dänemark | 75 Euro | 50 Euro | 158 Euro |
| Polen | 42 Euro | 34 Euro | 95 Euro |
| Tschechien | 48 Euro | 38 Euro | 95 Euro |
*Quelle: BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 *
8.4 Sonderregeln für Auslandsreisen
- Bei eintägigen Reisen ins Ausland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts maßgebend .
- Bei mehrtägigen Reisen ist für die Anreise der Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird .
- Für nicht in der BMF-Übersicht erfasste Länder gilt der für Luxemburg geltende Pauschbetrag .
- Für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete gilt der für das Mutterland geltende Pauschbetrag .
9. Verfahrensanweisung für Mitarbeiter
Damit die Abrechnung reibungslos funktioniert, müssen die Mitarbeiter klare Handlungsanweisungen erhalten.
9.1 Vor der Dienstreise
- Klärung der Zuständigkeit: Wird die Reise zentral gebucht oder muss der Mitarbeiter selbst buchen?
- Genehmigung einholen: Dienstreisegenehmigung durch Vorgesetzten einholen (je nach unternehmensinterner Regelung)
- Zahlungsmittel klären: Steht eine Firmenkreditkarte zur Verfügung oder muss der Mitarbeiter in Vorleistung gehen?
9.2 Während der Dienstreise
- Belege sammeln: Alle Quittungen und Belege sorgfältig aufbewahren
- Kleinausgaben notieren: Für Kleinausgaben wie Trinkgelder, für die es keine Quittung gibt, Notizen machen für einen späteren Eigenbeleg
- Zeiten dokumentieren: Abfahrts- und Ankunftszeiten notieren (für die Berechnung der Abwesenheitsdauer)
- Frühstück vermerken: Ob das Frühstück im Hotel inklusive war oder nicht
9.3 Nach der Dienstreise
- Reisekostenabrechnung zeitnah erstellen: Idealerweise innerhalb einer Woche nach Reiseende
- Formular ausfüllen: Das unternehmenseigene Reisekostenformular verwenden
- Folgende Angaben machen:
- Name und Abteilung
- Datum der Fahrt (von/bis und Uhrzeiten)
- Reiseziel
- Geschäftlicher Anlass
- Genutzte Verkehrsmittel
- Belege beifügen: Alle Originalbelege der Abrechnung beilegen
- Unterschrift: Abrechnung datieren und unterschreiben
9.4 Muster: Reisekostenabrechnungsformular (Auszug)
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REISEKOSTENABRECHNUNG Mitarbeiter: ______________________ Abteilung: _______________ Reisezeitraum: von ______________ bis ______________ Reiseziel: ________________________________________ Anlass: __________________________________________ ABWESENHEITSZEITEN: Tag | Datum | Abfahrt (Uhr) | Ankunft (Uhr) | Abwesenheit ----|-------|---------------|---------------|------------ 1 | | | | 2 | | | | 3 | | | | BERECHNUNG: Position | Betrag ----------------------------------------|-------- Übernachtungspauschale (____ Nächte × 20 €) | ______ € Verpflegungspauschale (An-/Abreisetage) | ______ € Verpflegungspauschale (volle Tage) | ______ € ----------------------------------------|-------- GESAMT | ______ € Zusätzlich beantragte Ausgaben (mit Beleg): - Fahrtkosten: ______ € - Sonstige: ______ € Ich versichere, dass die Angaben der Wahrheit entsprechen. Ort, Datum: __________________ Unterschrift: __________________
10. Verfahrensanweisung für die Buchhaltung / Lohnabrechnung
Die korrekte buchhalterische Behandlung ist entscheidend für die steuerliche Anerkennung.
10.1 Prüfung der eingereichten Abrechnungen
Die Buchhaltung prüft jede eingereichte Reisekostenabrechnung auf :
- Vollständigkeit: Sind alle erforderlichen Angaben gemacht?
- Plausibilität: Sind die Zeiten und Abwesenheiten nachvollziehbar?
- Beleglage: Liegen die erforderlichen Belege vor?
- Kürzungen: Wurde ein eventuell gewährtes Frühstück korrekt berücksichtigt?
10.2 Berechnung der steuerfreien Erstattung
Die Berechnung erfolgt nach folgendem Schema:
- Übernachtungspauschale: Anzahl der Übernachtungen × 20 Euro
- Verpflegungsmehraufwand: Berechnung nach Abwesenheitszeiten
- Kürzungen: Abzug für gestellte Mahlzeiten (insbesondere Frühstück)
- Summe: Gesamter steuerfreier Erstattungsbetrag
10.3 Buchhalterische Behandlung
| Konto | Bezeichnung | Soll/Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| 4670 | Reisekosten Arbeitnehmer | Soll | XX € |
| 1200 | Bank / Kasse | Haben | XX € |
Wichtig: Die Zahlung ist steuer- und sozialversicherungsfrei und muss daher nicht der Lohnsteuer oder Sozialversicherung unterworfen werden .
10.4 Aufbewahrungspflichten
Folgende Unterlagen sind vom Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren :
- Die eingereichten Reisekostenabrechnungen
- Die dazugehörigen Belege
- Unterlagen, aus denen sich die Voraussetzungen für den Erstattungsanspruch ergeben
10.5 Dokumentation der ersten Tätigkeitsstätte
Um im Betriebsprüfungsfall gewappnet zu sein, sollte das Unternehmen dokumentieren, welche Mitarbeiter welcher ersten Tätigkeitsstätte zugeordnet sind. Hierzu reichen :
- Reisekostenabrechnungen
- Reiserichtlinien
- Interne Vermerke oder Notizen
11. Hinweise für Steuerberater
Dieser Abschnitt enthält spezifische Hinweise für die steuerliche Beratung.
11.1 Prüfung der lohnsteuerlichen Behandlung
Bei der Lohnsteuer-Außenprüfung wird regelmäßig die Behandlung von Reisekosten geprüft. Besondere Aufmerksamkeit gilt:
- Abgrenzung zur ersten Tätigkeitsstätte: Wurde die erste Tätigkeitsstätte korrekt bestimmt?
- 48-Monats-Regelung: Bei längerfristigen Einsätzen an derselben Tätigkeitsstätte kann nach 48 Monaten eine neue erste Tätigkeitsstätte entstehen
- Kürzungsregeln: Wurden gestellte Mahlzeiten korrekt gekürzt?
- Dreimonatsfrist: Bei längerer Auswärtstätigkeit gilt für die Verpflegungspauschalen eine Dreimonatsfrist
11.2 Besonderheiten der Übernachtungspauschale
Für die Übernachtungspauschale gilt: Sie ist nur bei Arbeitgebererstattung anwendbar. Für den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers sind ausschließlich die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend . Dies ist ein wichtiger Punkt in der Beratung von Mandanten.
11.3 Umsatzsteuerliche Aspekte
Bei der Erstattung von Reisekosten sind umsatzsteuerliche Aspekte zu beachten:
- Hotelrechnungen mit 7% Umsatzsteuer: Der ermäßigte Steuersatz gilt nur für die reine Unterkunftsleistung, nicht für Verpflegung oder andere Zusatzleistungen
- Vorsteuerabzug: Sofern der Arbeitgeber zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, können die in den Reisekosten enthaltenen Umsatzsteuerbeträge als Vorsteuer geltend gemacht werden
11.4 Aktuelle Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen
Folgende aktuelle Entwicklungen sind zu beachten:
- BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025: Neue Auslandspauschalen ab 1. Januar 2026
- Steueränderungsgesetz 2025: Erhöhung der Pendlerpauschale ab 1. Januar 2026
- BFH-Rechtsprechung: Laufend aktuelle Urteile zur Abgrenzung der ersten Tätigkeitsstätte
12. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten
12.1 Pflichten des Arbeitgebers
- Die Reisekostenabrechnungen als Belege zum Lohnkonto aufbewahren
- Unterlagen zur Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte bereithalten
- Bei Betriebsprüfungen die Nachweise vorlegen können
12.2 Pflichten des Arbeitnehmers
- Anlass und Art der beruflichen Tätigkeit aufzeichnen
- Reisedauer und Reiseweg dokumentieren
- Anhand geeigneter Unterlagen nachweisen oder glaubhaft machen:
- Fahrtenbuch
- Tankquittungen
- Hotelrechnungen
- Schriftverkehr
12.3 Aufbewahrungsfristen
| Dokument | Aufbewahrungsfrist | Beginn |
|---|---|---|
| Reisekostenabrechnungen | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres der Abrechnung |
| Belege (Quittungen, Rechnungen) | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres der Ausstellung |
| Fahrtenbücher | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung |
| Reiserichtlinien | dauerhaft | – |
13. Häufige Fehler und Fallstricke
13.1 Fehler bei der Abgrenzung der ersten Tätigkeitsstätte
Problem: Wird eine Tätigkeit fälschlicherweise als Auswärtstätigkeit behandelt, obwohl bereits eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt, sind die gezahlten Pauschalen nicht steuerfrei.
Lösung: Klare Dokumentation der ersten Tätigkeitsstätte für jeden Mitarbeiter .
13.2 Unterlassene Kürzung bei Frühstück
Problem: Das im Hotel inkludierte Frühstück wird nicht von der Verpflegungspauschale abgezogen.
Lösung: Systematische Abfrage auf dem Abrechnungsformular: „War das Frühstück im Hotelpreis enthalten?“ .
13.3 Falsche Berechnung der Abwesenheitszeiten
Problem: Die Abwesenheitszeiten werden falsch berechnet, z.B. wird der Anreisetag nur dann berücksichtigt, wenn er mehr als 8 Stunden Abwesenheit aufweist.
Lösung: Klare Anweisungen zur Zeiterfassung und ggf. Schulung der Mitarbeiter .
13.4 Überschreitung der Dreimonatsfrist
Problem: Bei längerer Auswärtstätigkeit werden die Verpflegungspauschalen über drei Monate hinaus gezahlt.
Lösung: Systematische Überwachung der Einsatzdauer. Nach drei Monaten an derselben Tätigkeitsstätte entfällt der Anspruch auf Verpflegungspauschalen .
13.5 Fehler bei Auslandsreisen
Problem: Bei Auslandsreisen werden die falschen Pauschalen angewendet oder die Länderwechsel nicht korrekt berücksichtigt.
Lösung: Aktuelle BMF-Tabelle verwenden und bei Ländergrenzenwechsel die Sonderregeln beachten .
14. Quellenverzeichnis und weiterführende Literatur
14.1 Gesetze und Verordnungen
- Einkommensteuergesetz (EStG), insbesondere § 9 Absatz 4a
- Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV)
14.2 Verwaltungsanweisungen
- BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 – Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2026 (IV C 5 – S 2353/00094/007/012)
- BMF-Schreiben vom 25. November 2020 – Steuerliche Behandlung von Reisekosten (BStBl I S. 1228)
- Lohnsteuer-Richtlinien (LStR), insbesondere R 9.4 bis R 9.7
14.3 Fachliteratur und Online-Quellen
- Qonto: Reisekostenabrechnung und Reisekosten 2026
- DATEV magazin: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei Auslandsreisen ab 1. Januar 2026
- NWB Datenbank: Reisekosten Inland – Berechnungsprogramm 2026
- Haufe: Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber, Auslandsreisen: Länderspezifische Pauschalen
- Deloitte Tax-News: BMF: Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 01.01.2026
- Beck-Verlag: Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen bei Auslandsreisen ab 1.1.2026
- IHK: Steuerfreier Ersatz von Reisekosten durch den Arbeitgeber
14.4 Weiterführende Literatur
- Deck: Reisekosten 2026, Stollfuß Verlag, ISBN 978-3-08-311026-2
- Beck-Shop: Reisekosten 2026 – Private Wirtschaft
15. Anlagen: Musterformulare und Vorlagen
Anlage 1: Musterformular Reisekostenabrechnung (Vollversion)
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FIRMA ___________________ REISEKOSTENABRECHNUNG Nr.: ______________ 1. PERSÖNLICHE DATEN Name, Vorname: ______________________________ Personalnummer: __________ Abteilung: ________________ Kostenstelle: ________________________________________ 2. REISEDATEN Reisezeitraum von: ______________ bis: ______________ Reiseziel: ________________________________________ Geschäftlicher Anlass: ______________________________ 3. ZEITERFASSUNG Tag | Datum | Abfahrt von Wohnung/Arbeit | Ankunft an Wohnung/Arbeit | Abwesenheit ----|-------|---------------------------|---------------------------|------------ 1 | | : Uhr | : Uhr | Std. 2 | | : Uhr | : Uhr | Std. 3 | | : Uhr | : Uhr | Std. 4 | | : Uhr | : Uhr | Std. 5 | | : Uhr | : Uhr | Std. 4. ÜBERNACHTUNGEN Anzahl der Übernachtungen insgesamt: ______ Davon mit Frühstück inklusive: ______ Hotels wurden gebucht durch: □ Mitarbeiter selbst □ Firma zentral 5. BERECHNUNG DER STEUERFREIEN PAUSCHALEN Position | Anzahl | Satz | Betrag ----------------------------------------|--------|------|-------- Übernachtungspauschale | _____ Nächte | 20,00 € | ______ € Verpflegungspauschale (An-/Abreisetage) | _____ Tage | 14,00 € | ______ € Verpflegungspauschale (volle Tage) | _____ Tage | 28,00 € | ______ € ----------------------------------------|--------|------|-------- Zwischensumme Pauschalen | ______ € KÜRZUNGEN WEGEN MAHLZEITENGESTELLUNG: - Frühstück: _____ × 5,60 € = ______ € - Mittagessen: _____ × 11,20 € = ______ € - Abendessen: _____ × 11,20 € = ______ € ----------------------------------------|-------- Kürzungen insgesamt | ______ € ----------------------------------------|-------- PAUSCHALEN GESAMT (steuerfrei) | ______ € 6. ZUSÄTZLICHE AUSGABEN (mit Beleg) Art der Ausgabe | Betrag ----------------------------------------|-------- Fahrtkosten (Bahn/Flug/Taxi) | ______ € Kilometerpauschale (____ km × 0,38 €) | ______ € Parkgebühren | ______ € Sonstige (bitte einzeln auflisten): | ______ € - _____________________________________ | ______ € - _____________________________________ | ______ € ----------------------------------------|-------- Zusätzliche Ausgaben insgesamt | ______ € 7. GESAMTABRECHNUNG Position | Betrag ----------------------------------------|-------- Pauschalen gesamt (steuerfrei) | ______ € Zusätzliche Ausgaben | ______ € ----------------------------------------|-------- AUSZAHLUNGSBETRAG | ______ € 8. BANKVERBINDUNG FÜR ERSTATTUNG (falls nicht über Gehaltsabrechnung) IBAN: ________________________________________ BIC: _________________________________________ 9. UNTERSCHRIFTEN Ich versichere, dass die vorstehenden Angaben der Wahrheit entsprechen und die Ausgaben beruflich veranlasst waren. Ort, Datum: ___________________ Unterschrift Mitarbeiter: ______________________ ------------------------------------------------------------ NUR FÜR BUCHHALTUNG: Geprüft von: ____________________ Datum: ______________ Buchungskonto: _______________ Beleg-Nr.: ______________ Zahlung veranlasst am: ______________ durch: ______________
Anlage 2: Musterformular Eigenbeleg
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EIGENBELEG FÜR KLEINBETRÄGE Name: _______________________________ Datum: ______________ Reisezeitraum: von ______________ bis ______________ Art der Ausgabe: ________________________________________ Betrag: ______________ € (in Worten: ______________________) Grund der Ausgabe (geschäftliche Veranlassung): ________________________________________________________ ________________________________________________________ Es wurde keine Rechnung/Quittung ausgestellt, weil: □ Trinkgeld □ Parkautomat (keine Quittung) □ Sonstiges: ______________________________ Ort, Datum: ___________________ Unterschrift: ______________________
Anlage 3: Checkliste für Mitarbeiter
VOR DER REISE:
- Dienstreisegenehmigung eingeholt
- Reiseziel und -zweck geklärt
- Buchungsweg geklärt (selbst oder zentral)
- Firmenkreditkarte beantragt (falls erforderlich)
WÄHREND DER REISE:
- Alle Belege sammeln
- Abfahrts- und Ankunftszeiten notieren
- Frühstücksinklusion notieren
- Tankquittungen aufbewahren (bei Nutzung Privat-Pkw)
NACH DER REISE:
- Reisekostenabrechnung vollständig ausfüllen
- Abwesenheitszeiten korrekt eintragen
- Alle Belege sortieren und beifügen
- Abrechnung unterschreiben
- Abrechnung innerhalb von 14 Tagen einreichen
Anlage 4: Kurzübersicht für die Geldbörse
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KURZÜBERSICHT REISEKOSTEN 2026 (Für die Geldbörse - laminierbar) ÜBERNACHTUNG: • Pro Nacht: 20 € pauschal (steuerfrei) VERPFLEGUNG: • An-/Abreisetag (>8 Std.): 14 € • Volle Tage (24 Std.): 28 € KÜRZUNG BEI MAHLZEITEN: • Frühstück: -5,60 € • Mittagessen: -11,20 € • Abendessen: -11,20 € KILOMETERPauschale: • 38 Cent/km ab 1.1.2026 WICHTIG: • Immer Belege sammeln! • Zeiten notieren!
Schlusswort
Die in diesem Leitfaden beschriebene Regelung bietet eine optimale Möglichkeit, Mitarbeiter für beruflich veranlasste Übernachtungen zu entschädigen, ohne das Unternehmen mit zusätzlichen Kosten zu belasten. Durch die Kombination der Übernachtungspauschale von 20 Euro mit den Verpflegungspauschalen von 14/28 Euro können Mitarbeiter einen erheblichen steuerfreien Vorteil erhalten.
Bei Fragen oder Unsicherheiten wenden Sie sich bitte an die Buchhaltung oder den zuständigen Steuerberater.
Stand: Februar 2026
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